Как правильно подготовить личное дело работника к архивному хранению

К записи 308 комментариев Наталья 19 01 2016 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если в личном деле муниципального служащего более 250 листов, то формируется второй том? И какие тогда крайние даты указывать на титульных листах каждого тома? Дело не должно превышать 250 листов. На обложке дела и в описи указываются крайние даты документов каждого тома.

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: не подшиваются; листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях; внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится. В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; в заголовок дела вносятся дополнительные сведения проставляются номера приказов, протоколов и др. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Хранение личных дел

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом. На место заголовка дела вписывается Ф. Местоположение других сведений может варьироваться это не принципиально. Датой начала личного дела см. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника.

Согласно п. Но это должно быть скорее исключение, чем правило. Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне.

Этого требует п. Пример 8. Она выглядит достаточно просто: Ф. Примеры 6—9. Необходимо отметить, что личные дела содержат персональные данные работников. Согласно ст. Его личное дело будет востребовано для исследований. Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников? При небольшом объеме, допустим, делим на 2 тома: Пример 11 1 том. Тогда деление на буквы будет таким: Пример 12 1 том. Например: Пример 15.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева

Личное дело работника формируется в течение всего время работы, в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в .. правильно ли я понимаю, что срок хранения личного дела составляет 50 лет​? Рудина Наталья | генеральный директор архивной фирмы, www.​salonvermel.ru Личная карточка и личное дело работника содержат его . практика при подготовке к длительному хранению любого дела); . Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников?

Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела ГОСТ Р 51141-98. Переходящее дело - это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование группировка документов в дела. Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в: - Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Приказом Минкультуры России от 31. Приказом Минкультуры России от 25. Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель ОАО "ГМК "Норильский никель" требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации", принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов. Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения: - временного хранения до 10 лет включительно ; - долговременного срока хранения свыше 10 лет ; - постоянного срока хранения. В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации архив организации.

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов 1.

Процесс формирования и ведения личного дела завершается с момента увольнения сотрудника, после чего оно уже утрачивает свое практическое, управленческое значение и считается исполненным и может быть передано на хранение. Архивное хранение личных дел работников осуществляется в соответствии с установленными регламентами. Порядок хранения личных дел сотрудников Документы, входящие в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения.

Личное дело работника

Форма обложки дела долговременного хранения Введение 1. Документы по личному составу, создаваемые в процессе деятельности кадровых и финансовых служб организаций, служат документальным подтверждением трудового стажа работников, размеров оплаты их труда, получения образования, имущественных и льготных прав, поэтому обеспечение их сохранности является гарантией социальной защиты граждан Российской Федерации. Своевременное и качественное проведение научно-технической обработки документов по личному составу позволяет не только обеспечить их учет и сохранность, но и дальнейшее эффективное использование по запросам физических и юридических лиц. Особенность научно-технической обработки документов по личному составу и обусловлена тем, что они как правило, длительного срока хранения. Соответственно, при проведении обработки необходимо сделать так, чтобы максимально облегчить поиск нужной информации в дальнейшем, но и не включить в опись на длительное хранение документы временного до 10 лет хранения.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Карточный способ помогает оперативно исправлять неточности в описании дел, облегчает систематизацию дел в описи. Каждой карточке присваивается порядковой номер, он же является временным рабочим номером дела до окончательной систематизации дел. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело, в случае отсутствия точных сведений о приеме и увольнении дело не датируется или указывается год увольнения. На делах, сформированных в наряды, указывается год увольнения. Если дата или ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа документов, дата или ее элементы заключаются в квадратные скобки. Заголовок дела должен соответствовать заголовку дела в номенклатуре дел. При необходимости в заголовок вносятся уточнения. В заголовках дел, содержащих приказы, протоколы, указываются крайние номера документов, включенных в дело. В заголовках дел, содержащих личные дела, личные карточки и лицевые счета указываются крайние буквы алфавита фамилий лиц, документы которых внесены в дело. При повторяемости букв алфавита в заголовках дел уточнение заголовка необходимо проводить до третьей буквы фамилии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка.

.

Методические рекомендации по подготовке документов по личному составу к архивному хранению

.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?
Похожие публикации