Титульный лист личного дела сотрудника образец

Документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить: Копии свидетельства о браке разводе , свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений. Договор его копия о материальной ответственности для материально ответственных лиц. Должностные инструкции.

Конверты с подшитыми вложениями в них; Поврежденные листы Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи. На описи отмечается номер дела и его заголовок обычно это Ф. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело.

Скачать образец бесплатно. Обложка личного дела сотрудника

Документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить: Копии свидетельства о браке разводе , свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений. Договор его копия о материальной ответственности для материально ответственных лиц. Должностные инструкции. Копии приказов о переводе , поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении в должности. Справки о результатах периодических медицинских осмотров обследований.

Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности для работников, имеющих данные показания. Соглашение о неразглашении информации если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации. Докладные, объяснительные записки, служебные записки. Заявления о предоставлении отпуска работнику. Различные акты и уведомления.

Копии документов о повышении квалификации. Документы о прекращении трудовой деятельности. Например: Заявление работника об увольнении. Копия приказа об увольнении. Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел. Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации.

Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются: Наименование организации Структурное подразделение, в котором сотрудник работает. Номер личного дела. Заголовок, то есть Ф. Дата начала ведения личного дела обычно это дата издания приказа о приеме на работу.

Дата окончания его ведения дата издания приказа об увольнении. Количество листов самого дела лучше всего данную графу заполнять при сдаче личного дела в архив. Срок хранения прописывается при закрытии личного дела.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом: личная карточка по форме Т-2; анкета; резюме; заявление о приеме на работу; копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; копии паспорта, СНИЛС, ИНН при наличии , документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу и т.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг например, срок хранения закончился , а также замена подлинников копиями.

Бланк внутренней описи содержит: Номер и заголовок Ф. Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия. Хранение личного дела Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты.

Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации. Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, которые содержат личные дела, могут быть привлечены к дисциплинарной подп.

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право: На полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных. На свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. На определение своих представителей для защиты своих персональных данных.

На доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору. На требование об исключении или исправлении неверных неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства.

При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.

Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения. На требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

На обжалование в суде любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных. Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке документы должны располагаться в хронологическом порядке , а также нумерацию листов все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

На отдельном листе составляется лист-заверитель. В нем указываются: Цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела. Количество листов внутренней описи. Особенности нумерации номеров дела наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела повреждения, замена подлинных документов отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись.

Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела.

Согласно статье 22. Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении — 50 лет , то все дело храним по старшему сроку.

При наличии невостребованных личных документов работника удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Образцы унифицированных форм.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?

Личные дела (ЛД), в соответствии с требованиями Федерального закона от № 79, обязаны вести государственные. При составлении личного дела сотрудника требования к его На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его.

Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам. Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно. Какие документы входят в состав личного дела? Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности: Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска. Заявление о приеме на работу. Анкета работника с фотокарточками. Копия приказа о приеме на работу. Копия аттестата и диплома об образовании. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей. Прописка по месту жительства. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма. Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется — копия или оригинал. Как ведется? Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы.

Шаблоны и формы Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. Закон же определяет и требования к их оформлению.

Скачать образец бесплатно. Обложка личного дела сотрудника Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Соответственно, подготовка личного дела каждого гражданина осуществляется на всех этапах взаимодействия между компанией и наемным персоналом. Правила ведения личных дел работников Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся. Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний. За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы.

Образец личного дела работника

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что очень важно обратить внимание Есть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом. В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27. Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным.

.

.

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

.

Личное дело работника

.

Состав личного дела работника

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева
Похожие публикации