Как оформить титульный лист личного дела работника

Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах. Личное дело сотрудника, требования к его оформлению Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.

Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам. Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы.

Состав личного дела работника

Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно. Какие документы входят в состав личного дела? Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности: Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.

Заявление о приеме на работу. Анкета работника с фотокарточками. Копия приказа о приеме на работу. Копия аттестата и диплома об образовании. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.

Прописка по месту жительства. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма. Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется — копия или оригинал. Как ведется? Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы.

В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф. Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком.

Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты. Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

Сроки хранения личных дел: личные дела сотрудников хранятся до 75 дней; личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени; Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив. Порядок оформления Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу: Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф. Хранение личных дел можно производить такими способами: В алфавитном порядке.

Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении. Образец Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела. Заголовком к личному делу служит Ф. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная Калинина Елена Максимовна. При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника.

Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника. Полное оформление дела предусматривает такие пункты: Оформление и внесение данных на обложку папки оформление обложки будет рассматриваться далее. Важно зафиксировать количество листов в деле не более 250 страниц. Оформление листа-заверителя. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.

Подшивка, переплет дела. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника. Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству. Скачать бланк личного дела пример в формате.

Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника. Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40.

Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое. Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях фамилия, имя и другое.

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя — руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы. Скачать обложку для личного дела работника рекомендуемая форма в формате. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы. Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.

Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках. Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника. Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?

Поэтому подробно рассмотрим состав личного дела работника «​дело» означает особый способ оформления документа или их. Рассмотрим, как правильно оформить личное дело сотрудника, личного дела сотрудника (образец по ГОСТу), титульный лист.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: руководители — глава предприятия, его заместители, помощники; руководители структурных подразделений и их заместители; главные ведущие специалисты; работники, на которых возложена полная материальная ответственность; работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности; работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия. Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте. Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле Вести личные дела необязательно. Но это не значит, что удастся спрятать их от инспектора, который придет с проверкой. Не забывайте, что можно хранить далеко не все данные, которые связаны с сотрудником и его работой. На государственных гражданских служащих собирают персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа ч. В состав включают следующие документы: личный листок по учету кадров или анкету; удостоверяющий личность копию ; автобиографию; об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление их обязательно для занятия соответствующей должности копии ; копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе при наличии ; о воинском учете для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу копии ; результаты предварительного медицинского осмотра , проводимого с целью определения пригодности для выполнения поручаемой работы в случаях, предусмотренных законом ; подтверждающие право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. Опасные формулировки в типовом трудовом договоре Роструда. На что заменить Оформление личного дела Документы собирают, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Все бумаги помещают в скоросшиватель, на обложке которого проставляют присвоенный порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге журнале учета. После увольнения оно изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов частей , на обложку каждого тома выносится общий заголовок и заголовок каждого тома. Подлинность документов в заголовке не оговаривается При изменении наименования организации структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами, или при передаче в другую организацию структурное подразделение на обложке дописывают новое наименование, а прежнее заключают в скобки. В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть соответствующее указание. На обложке арабскими цифрами указывают крайние даты дела — обычно это даты подписания приказа о приеме и об увольнении работника.

Шаблоны и формы Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. Закон же определяет и требования к их оформлению.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что очень важно обратить внимание Есть несколько ключевых моментов.

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

Соответственно, подготовка личного дела каждого гражданина осуществляется на всех этапах взаимодействия между компанией и наемным персоналом. Правила ведения личных дел работников Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся. Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний. За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы. Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру.

Образец личного дела работника

Конверты с подшитыми вложениями в них; Поврежденные листы Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи. На описи отмечается номер дела и его заголовок обычно это Ф. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа при наличии , название, количество листов в новом документе. В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц. В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф. Порядок ведения личных дел учет, внесение изменений В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими.

.

.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

.

Личное дело работника

.

Личное дело сотрудника

.

Образец оформления личного дела сотрудника

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева
Похожие публикации